เมนู



ฉบับพิเศษ

สิงหาคม  2560




เว็บไซต์ที่เกี่ยวข้อง

สำนักงานกองทุนสนับสนุนการวิจัย (สกว.)

Biodata ฐานข้อมูลนักวิชาการ ประเทศไทย

ห้องสมุดออนไลน์ สกว.

ฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น งานวิจัยท้องถิ่น

โครงการปริญญาเอก คปก.

ร้านหนังสือ สกว.




จำนวนผู้เข้าชม

2686747

รายละเอียด

กลยุทธ์บริหารงานโครงการให้ง่าย ทันเวลา
ฐิติมา ฉวีนวน
เจ้าหน้าที่บริหารโครงการภาคอีสาน
ฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น สำนักงานกองทุนสนับสนุนการวิจัย
ThitimaUn1cbr@trf.or.th

งานบริหารโครงการเป็นงานของเจ้าหน้าที่บริหารโครงการ(Program Officer หรือ PO) สำนักงานกองทุนสนับสนุนการวิจัย (สกว.) ซึ่งมีทั้งหมดหลายฝ่าย แต่ที่ผู้เขียนเขียนบทความนี้เป็นงานบริหารโครงการในส่วนของฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น เนื่องจากผู้เขียนเป็นเจ้าหน้าที่บริหารโครงการของฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น จึงอยากเขียนจากประสบการณ์การบริหารโครงการของผู้เขียน
 
การให้ทุนวิจัยของฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น กลุ่มเป้าหมายจะเป็นชาวบ้าน เป็นงานวิจัยที่มุ่งหวังจะ “เสริมพลัง” ให้ชุมชนได้ร่วมกระบวนการวิจัยเพื่อสร้างเสริมความเข้มแข็งของตนเองให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้มากกว่างานวิจัยเพื่อสร้างองค์ความรู้ใหม่ตามงานวิจัยที่คุ้นเคยกันอยู่ โดยพันธกิจที่สำคัญของฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น คือ ทำอย่างไรให้ชาวบ้านได้ใช้งานวิจัยเพื่อแก้ปัญหาของชุมชนท้องถิ่น งานของฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่นจึงจำเป็นต้องมีพี่เลี้ยงที่จะต้องให้การสนับสนุน แนะนำ และพาชาวบ้านทำวิจัยเพื่อแก้ปัญหาของเขาเอง งานวิจัยเพื่อท้องถิ่นเป็นเครื่องมือที่เน้นการให้คนในชุมชนเข้ามาร่วมกระบวนการวิจัยตั้งแต่การเริ่มคิด การตั้งคำถาม การวางแผน และค้นหาคำตอบอย่างเป็นระบบ โดยเรียนรู้จากปฏิบัติการจริง ทำให้ชุมชนได้เรียนรู้ ได้ผลงาน และเก่งขึ้นในการแก้ปัญหาของตนเอง ตลอดจนยกระดับการแก้ปัญหาอื่น ๆ ในท้องถิ่น มีกระบวนการศึกษาเรียนรู้อย่างเป็นเหตุเป็นผล ดังนั้นจุดเน้นของงานวิจัยเพื่อท้องถิ่นก็คือ เน้นที่กระบวนการมากกว่าผลลัพธ์ เพื่อให้ชาวบ้านได้ประโยชน์จากงานวิจัยโดยตรง ให้งานวิจัยมีส่วนในการแก้ปัญหาของชาวบ้านและเกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้นจริงในชุมชน

กระบวนการทำงานดังกล่าวข้างต้น เป็นงานวิจัยที่ต้องใช้เวลาในการทำงานพอสมควร และนักวิจัยก็เป็นชาวบ้านที่ไม่ใช่นักวิจัยมืออาชีพ ต้องการเวลาในการทำงานวิจัยค่อนข้างมาก แต่ระยะเวลาที่ฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่นสามารถให้แต่ละโครงการได้นั้นเป็นเวลาเพียง 1 ปี โครงการวิจัยแต่ละโครงการจะต้องสิ้นสุดภายใน 1 ปี ซึ่งโครงการวิจัยก็ติดปัญหาหลายอย่าง อาทิ เมื่อเก็บข้อมูลแล้วก็ยังปฏิบัติการไม่ได้ต้องรอฤดูกาลเพื่อทดลองปฏิบัติการ เป็นต้น ความล่าช้าของงานจึงมีโอกาสเกิดขึ้นได้มาก

ดังนั้น เจ้าหน้าที่บริหารโครงการจึงต้องมีการวางแผนงานอย่างดีตั้งแต่ต้นปีงบประมาณ เพื่อป้องกันการเกิดปัญหาต่าง ๆ ที่จะตามมา อาทิ ขึ้นโครงการไม่ทันเวลา ปิดโครงการไม่ทันเวลา ปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นแล้วแก้ได้ยาก เพราะงานบริหารโครงการที่ทำตามปีงบประมาณก็จะทับถมกันไปทุกปี หากเจ้าหน้าที่บริหารโครงการจัดการงานไม่ดีก็จะกลายเป็นดินพอกหางหมู สะสมไปเรื่อยๆ การจะทำให้งานบริหารโครงการเป็นเรื่องง่ายก็กลายเป็นเรื่องยาก และไม่ทันเวลาตามปีงบประมาณอย่างแน่นอน ส่งผลกระทบต่อภาพรวมขององค์กรในที่สุด
ลักษณะของงานวิจัยเพื่อท้องถิ่น
ด้วยงานวิจัยเพื่อท้องถิ่นเป็นแนวคิดในการสนับสนุนให้ชุมชนได้เรียนรู้กระบวนการวิจัยเพื่อแก้ปัญหาของชุมชนด้วยตนเอง จึงจำเป็นต้องมีพี่เลี้ยงที่จะคอยให้คำปรึกษา ชี้แนะแนวทางการดำเนินงาน หนุนเสริมนักวิจัย ตลอดจนเป็นเพื่อนร่วมคิด ให้กำลังใจ และร่วมเรียนรู้ไปกับทีมวิจัยและชุมชนในโครงการวิจัย ฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่นจึงได้หนุนเสริมระบบสนับสนุนงานวิจัยเพื่อท้องถิ่น หรือศูนย์ประสานงานวิจัยเพื่อท้องถิ่น และพี่เลี้ยงในเชิงพื้นที่ และเชิงประเด็นเพื่อกระจายโอกาสสู่ชุมชนท้องถิ่นในพื้นที่ต่าง ๆ สนับสนุนให้เป็นกลไกสำคัญในการบริหารจัดการโครงการวิจัยที่มีประสิทธิภาพตั้งแต่การพัฒนาโครงการ การติดตามสนับสนุนโครงการในด้านต่าง ๆ แก่โครงการวิจัย อาทิ การรวบรวมข้อมูล การใช้กระบวนการมีส่วนร่วม การคิด การวิเคราะห์ การเขียนรายงาน การจัดการงบประมาณ การเงิน การบัญชี ตลอดจนการจัดทำสัญญา การบริหารจัดการทั่วไป การนำเสนอผลงานสู่ชุมชน การจัดการความรู้ ทั้งนี้ พี่เลี้ยงในแต่ละศูนย์ประสานงาน หรือแต่ละพื้นที่จะมีบทบาทสำคัญในการบริหารจัดการโครงการให้ดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลักษณะการทำงานจะเป็นไปในแนวราบ เป็นการเชื่อมประสานระหว่างเจ้าหน้าที่บริหารโครงการ ไปยังพี่เลี้ยง และโครงการวิจัยหรือชุมชน
ลักษณะสำคัญของงานวิจัยเพื่อท้องถิ่น
1. เป็นเรื่องอะไรก็ได้ โจทย์อะไรก็ได้ ที่ชุมชนหรือคนในท้องถิ่นเห็นว่ามีความสำคัญ และอยากจะค้นหาคำตอบร่วมกัน

2. ชุมชนมีส่วนร่วมในกระบวนการค้นหาคำตอบร่วมกันเปิดโอกาสให้ชุมชนหรือคนในท้องถิ่นต้องร่วมคิด ร่วมทำ ร่วมเรียนรู้ ร่วมวิเคราะห์ ร่วมตรวจสอบ และแปรความหมาย รวมทั้งคาดว่าจะเกิดความเปลี่ยนแปลงภายหลังการดำเนินงานวิจัย

3. มีการดำเนินงานรวบรวมข้อมูล และทดลองปฏิบัติการ ชุมชนสามารถแก้ปัญหาได้ด้วยตนเอง สามารถพึ่งตนเองได้ โดยอาศัยการตัดสินใจผ่านข้อมูล ความรู้ที่ได้จากการศึกษา เกิดความรู้ในท้องถิ่นและเป็นประโยชน์กับท้องถิ่นโดยตรง เช่น การฟื้นฟู การถ่ายทอดภูมิปัญญา วัฒนธรรม ประเพณีของชุมชนให้กับรุ่นต่อไป เกิดกระบวนการเรียนรู้โดยคนท้องถิ่นเอง ทำให้คนท้องถิ่นเก่งขึ้น เกิดกลไกการจัดการ หรือองค์กรภายในชุมชนที่จะดำเนินงานต่อไป

กระบวนการงานวิจัยเพื่อท้องถิ่น เป็นงานที่ทำอย่างเป็นขั้นตอน เพื่อตอบคำถาม หรือความสงสัย บางอย่าง ดังนั้น สิ่งสำคัญคือประเด็นคำถามต้องคมชัด โดยมีการแยกแยะประเด็นว่าข้อสงสัยอยู่ตรงไหน มีการหาข้อมูลก่อนทำ มีการวิเคราะห์ความน่าเชื่อถือของข้อมูล มีการวางแผนการทำงานบนฐานข้อมูลที่มีอยู่และในระหว่างลงมือทำการบันทึก มีการทบทวนความก้าวหน้า วิเคราะห์ความสำเร็จและอุปสรรคอย่างสม่ำเสมอ เพื่อถอดกระบวนการเรียนรู้ที่เกิดขึ้นออกมาให้ชัดเจน ในที่สุดก็จะสามารถสรุปบทเรียน ตอบคำถามที่ตั้งไว้ แล้วอาจจะทำใหม่ให้ดีขึ้น ตลอดจนสามารถนำไปใช้เป็นบทเรียนสำหรับเรื่องอื่น ๆ หรือพื้นที่อื่น ๆ ต่อไป

วิธีการนี้เป็นงานวิจัยอีกแบบหนึ่งที่ไม่ยึดติดกับระเบียบแบบแผนทางวิชาการมากนัก แต่เป็นการสร้างความรู้ในตัวคนท้องถิ่น โดยคนท้องถิ่นมุ่งแก้ไขปัญหาด้วยการทดลองทำจริง และมีการบันทึกและวิเคราะห์อย่างเป็นระเบียบ การวิจัยแบบนี้จึงไม่ใช่เครื่องมือทางวิชาการที่จะขอตำแหน่ง แต่เป็นเครื่องมือธรรมดาที่ชาวบ้านใช้ให้เป็นประโยชน์ในชีวิตประจำวัน โดยมีกระบวนการดังนี้
 

ลักษณะงานบริหารโครงการของฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น
งานบริหารโครงการเป็นงานที่ใช้เวลาค่อนข้างมาก มีลักษณะของงานที่ต้องใช้ความละเอียดสูง เป็นงานที่อยู่กับงบประมาณแผ่นดิน การจะให้ทุนแต่ละโครงการ เจ้าหน้าที่บริหารโครงการต้องมีทักษะหลายด้าน ผู้เขียนขอแบ่งงานออกเป็น 3 ลักษณะ คือ งานต้นน้ำ เป็นการขึ้นโครงการ หรือรับข้อเสนอโครงการ เพื่อพิจารณาการให้ทุนวิจัย ต้องใช้ทักษะการวิเคราะห์ คือ วิเคราะห์งบประมาณกับปริมาณงานที่จะเกิดขึ้นว่าเหมาะสมกันหรือไม่ ทักษะการประเมิน คือ ต้องประเมินโครงการได้ว่าถ้าให้งบประมาณไปแล้วจะมีความเสี่ยงในการทำงานมากน้อยแค่ไหน โอกาสในการสำเร็จของโครงการมีมากน้อยแค่ไหน ทักษะการอ่าน ต้องอ่านข้อเสนอโครงการให้ละเอียดและทำความเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ของแต่ละโครงการ งานระยะนี้เป็นงานที่เจ้าหน้าที่บริหารโครงการจะต้องทำร่วมกับพี่เลี้ยงของแต่ละศูนย์ประสานงาน และถือได้ว่าเป็นส่วนสำคัญที่สุดสำหรับผู้เขียน เพราะเป็นการเริ่มงาน หากมีการร่วมวางแผนกันเป็นอย่างดีแล้ว โอกาสที่จะเกิดโครงการล่าช้า ไม่ทันเวลาก็จะลดน้อยลง ก็จะนำไปสู่ งานกลางน้ำ เมื่อผ่านขั้นที่ 1 ก็มาสู่การติดตามโครงการให้มีคุณภาพ ขั้นตอนนี้โดยส่วนมากเจ้าหน้าที่บริหารโครงการมักไม่ค่อยให้ความสำคัญ เมื่อขึ้นโครงการแล้วก็ปล่อยให้พี่เลี้ยงดำเนินงานวิจัยไปกับทีมวิจัยเป็นส่วนใหญ่ แต่สำหรับผู้เขียนมองว่างานขั้นนี้ก็มีความสำคัญไม่น้อยกว่าขั้นที่ 1 เพียงแต่เจ้าหน้าที่บริหารโครงการมีการวางแผนงานร่วมกับพี่เลี้ยง ลงไปเข้าร่วมงานในกิจกรรมที่สำคัญ ๆ เช่น เวทีแตกกรอบข้อมูลและออกแบบเครื่องมือในการเก็บข้อมูล ซึ่งเป็นเวทีที่ต้องใช้ผู้มีความเชี่ยวชาญในการมาช่วยทีมวิจัยแตกกรอบข้อมูลและออกแบบเครื่องมือในการเก็บข้อมูลให้ละเอียดมากที่สุด โครงการวิจัยใดมีการทำกิจกรรมนี้ได้ละเอียดและทีมวิจัยเข้าใจอย่างถ่องแท้ โครงการวิจัยนั้นมีชัยไปกว่าครึ่ง เพราะการเก็บข้อมูลหากทำได้ครอบคลุมในครั้งเดียว ข้อมูลที่ได้มาจะเป็นประโยชน์มาก ทีมวิจัยจะสามารถใช้ข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ในระยะต่อไปได้เป็นอย่างดี
 
ในทางกลับกันหากโครงการวิจัยใดทำกิจกรรมนี้ไม่ดี ไม่ละเอียด ก็จะเกิดปัญหามาก และเสียเวลาในการไปเก็บข้อมูลใหม่ มีหลายโครงการเกิดความท้อแท้เพราะเก็บข้อมูลไม่ได้ ดังนั้นจึงควรให้ความสำคัญในการทำกิจกรรมนี้ มีกิจกรรมมากมายในระยะนี้ขึ้นอยู่กับการออกแบบของแต่ละโครงการวิจัย เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จของงานวิจัย อาทิ กิจกรรมวิเคราะห์ข้อมูล เมื่อได้ข้อมูลมาแล้วก็นำมาวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อวางแผนปฏิบัติการแก้ไขปัญหาตามโจทย์วิจัยที่ตั้งไว้ ได้แผนปฏิบัติการแล้วก็ลงมือทดลองปฏิบัติการ สรุปผลการทดลอง แล้วนำเสนอผลการทดลอง

งานปลายน้ำ เป็นงานที่จะมีผู้ทรงคุณวุฒิมาให้ความเห็นเกี่ยวกับงานที่ทำมาทั้งหมด โค้งสุดท้ายของงานวิจัยแต่ละโครงการ บางโครงการทำแล้วเกิดประโยชน์กับชุมชนเป็นอย่างมาก ขยายผลไปยังพื้นที่อื่น ๆ เป็นพื้นที่ต้นแบบ สำหรับงานปลายทางไม่ค่อยมีปัญหาหากทำต้นน้ำและกลางน้ำมาดีแล้ว ก็จะสามารถปิดโครงการได้อย่างสวยงาม และงานปลายน้ำก็นำไปสู่การเผยแพร่ผลงานวิจัยผ่านสื่อต่าง ๆ ด้วย
กลยุทธ์ของเจ้าหน้าที่บริหารโครงการกับงาน 3 ช่วง
บทบาทระหว่างเจ้าหน้าที่บริหารโครงการกับพี่เลี้ยง เป็นบทบาทที่ต้องทำงานเชื่อมประสานกันบนความสัมพันธ์ที่ดีทั้ง 3 ช่วงเวลาแล้วจะทำให้วงจรของงานวิจัยไปได้ดี จากประสบการณ์ทำงานของผู้เขียนขอแบ่งช่วงเวลาการทำงานเป็น 3 ช่วงเวลา คือ งานต้นน้ำ งานกลางน้ำ และงานปลายน้ำ ดังนี้

งานต้นน้ำ เจ้าหน้าที่บริหารโครงการมีบทบาทในการทำสัญญาโครงการวิจัย มีรายละเอียดค่อนข้างมากและต้องใช้หลายทักษะในการทำงานนี้ ซึ่งผู้เขียนได้กล่าวไว้แล้วข้างต้น แต่จะขอลงลึกในรายละเอียด กลยุทธ์ และยุทธวิธีในการบริหารงานให้เร็วในช่วงเวลานี้ ผู้เขียนขอแบ่งเป็นลำดับขั้น คือ ขั้นการตรวจสอบข้อเสนอโครงการและทำสัญญาโครงการ บางครั้งศูนย์ประสานงานจะส่งข้อเสนอโครงการมาพร้อมกันหลาย ๆ โครงการ ถ้าเราทำแต่ในเวลางานของเรา เราก็จะทำงานไม่ทันแน่นอน แต่จะให้เรานั่งทำงานที่สำนักงานเป็นเวลาติดต่อกันหลายชั่วโมงเพื่อทำงานให้ทันก็เป็นเรื่องที่ผู้เขียนคิดว่าไม่ควรทำอย่างยิ่ง เพราะจะทำให้เสียสุขภาพและเหนื่อยล้ามาก กลยุทธ์การลดเวลาช่วงนี้ คือ การพริ้นงานติดมือกลับไปบ้านด้วย ผู้เขียนจะลดการใช้คอมพิวเตอร์และนั่งโต๊ะ แต่จะใช้วิธีการเมื่อหมดเวลางานแล้วก็กลับบ้านไปพักผ่อนให้สบายตัว ออกกำลังกาย ทำกิจกรรมอื่นเพื่อผ่อนคลาย แล้วค่อยกลับมาทำงานอีก โดยแบ่งเวลาตามความสะดวกของเรา
 
ผลดีของการอ่านงานบนกระดาษคือ เราไม่เสียสายตากับการจ้องจอคอมพิวเตอร์เป็นเวลานานติดต่อกันกว่า 10 ชั่วโมง แต่เราสามารถเอางานไปอ่านที่ไหนก็ได้ เช่น สวนสาธารณะ บนที่นอน จะนั่ง นอน ยืน เดิน เพื่อผ่อนคลายก็ได้ แต่เราก็ได้งานเหมือนกัน เมื่อมาทำงานวันถัดไป เราก็เอาที่แก้ในกระดาษมาแก้ในคอมพิวเตอร์ ซึ่งใช้เวลาน้อยกว่าการมานั่งอ่านผ่านคอมพิวเตอร์

งานกลางน้ำ เมื่อขึ้นโครงการเรียบร้อยแล้ว หากเรามัวแต่นั่งรอให้ศูนย์ประสานงานส่งงานมา ผู้เขียนบอกได้เลยว่ารอจริง ๆ เพราะน้อยมากที่จะส่งมาตรงเวลาหากเราไม่ทำอะไรเลย กลยุทธ์การลดเวลาช่วงนี้ คือ ลดเวลานั่งรอที่โต๊ะทำงาน ลงไปคลุกคลีกับกิจกรรมที่ทางศูนย์ประสานงานจัดขึ้น อาทิ เวทีแตกกรอบและออกแบบเครื่องมือ เวทีวิเคราะห์ข้อมูล เป็นต้น นอกจากเวทีต่าง ๆ แล้ว การสร้างความสัมพันธ์นั้นเราต้องไปแบบไม่เป็นทางการด้วย คือ การลงไปเยี่ยมเยียนโครงการวิจัยโดยการสุ่มเลือก ผู้เขียนใช้วิธีสุ่ม 2 แบบ คือ สุ่มโครงการที่พอเห็นผลงานว่าทำได้ดี ก็ลงไปคุยให้กำลังใจ สุ่มโครงการที่มีแนวโน้มมีปัญหา ลงไปคุยกับทีมวิจัยถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ช่วยกันหาทางออกของปัญหาร่วมกับผู้ประสานงาน กลยุทธ์การลดเวลาช่วงนี้ คือ ระหว่างที่เราลงพื้นที่ก็อย่าไปเรื่องเดียว เอาปัญหาต่าง ๆ ติดมือไปด้วย แล้วไปปรึกษาหารือถึงทางออกร่วมกันกับผู้ประสานงาน และตกลงกันถึงเวลาที่แน่นอนในการจัดการงานให้ทันเวลา เจ้าหน้าที่บริหารโครงการมีหน้าที่ต้องแจ้งให้ทราบถึงระยะเวลาที่จะต้องทำให้ทัน แล้ววางแผนร่วมกับทางผู้ประสานงาน ผู้เขียนเชื่อว่า ยุทธวิธีนี้ทำให้งานของเราไปได้เร็วขึ้นแน่นอน ดีกว่าเรานั่งรองานอยู่ที่สำนักงานเพียงอย่างเดียว และยุทธวิธีนี้ทำให้เราได้ใจผู้ประสานงานและทีมวิจัยด้วย เขามองว่าเรามีความใส่ใจ มีความเอื้ออาทรต่อเขา ซึ่งเราต้องทำด้วยใจ หากเราไปแบบแสแสร้งแกล้งทำ และไปแบบบีบคั้นเอาแต่ผลงาน ผู้เขียนบอกได้เลยว่าไม่สามารถทำให้เสร็จได้ทันเวลาแน่ ๆ
 
งานปลายน้ำ เมื่อมาถึงงานปลายน้ำ เป็นงานช่วงสุดท้าย หากเราทำ 2 ช่วงแรกได้ดี ช่วงสุดท้ายก็สามารถทำได้แบบสบาย ๆ ไม่เร่งรีบ กลยุทธ์การลดเวลาช่วงนี้ คือ เมื่อเราได้รับรายงานมาแล้ว รีบประสานผู้ทรงคุณวุฒิเพื่อให้ความเห็นกับรายงานทันที อย่ามัวรอช้า เมื่อรับความเห็นจากผู้ทรงคุณวุฒิมาแล้วต้องรีบส่งกลับไปยังโครงการวิจัยทันที และเจ้าหน้าที่บริหารโครงการควรนำความเห็นของผู้ทรงคุณวุฒิมาประมวลแล้วตรวจสอบดูว่าตรงตามวัตถุประสงค์ของการวิจัยแต่ละโครงการหรือไม่ การจะทำให้ช่วงปรับแก้รายงานนี้เร็วขึ้น ผู้เขียนได้ใช้วิธีโทรศัพท์คุยกับผู้ประสานงานสอบถามถึงการปรับแก้รายงานจะใช้เวลาเท่าไร และต้องทำความเข้าใจร่วมกันว่าโครงการมีเวลาอีกเท่าไรในการปรับแก้รายงานวิจัย เพื่อป้องกันการล่าช้าของโครงการวิจัย ซึ่งส่วนใหญ่การโทรศัพท์คุยและย้ำถึงเวลาที่เหลือว่ามีหรือไม่ จะช่วยลดความล่าช้า เพราะทีมวิจัยเองก็ไม่อยากให้โครงการต้องล่าช้าออกไป

เมื่อรู้เวลาที่แน่นอนก็ทำให้วางแผนในการปรับแก้รายงานได้ เมื่อปิดโครงการแล้ว งานปลายน้ำก็จะเป็นงานอีกอย่างคือ การเผยแพร่ความรู้ที่เกิดขึ้นของงานวิจัย หรือการใช้ประโยชน์ของงานวิจัย หากมีงานวิจัยไหนที่สามารถต่อยอดงานวิจัยได้ก็จะมีการต่อยอดเป็นโครงการวิจัยใหม่ บางโครงการเมื่อจบงานวิจัยแล้วก็มีการเผยแพร่เป็นบทความออกสื่อต่าง ๆ
การวางแผนการบริหารโครงการให้ง่าย ทันเวลา
เจ้าหน้าที่บริหารโครงการจะต้องมีการวางแผนงานให้เป็นระบบ แต่การวางแผนก็ไม่สำคัญเท่ากับการทำตามแผนให้ได้ เพราะในช่วงเวลาที่เราทำงานประจำ ก็มักจะมีงานประชุมเข้ามาอยู่เนือง ๆ บางงานเราก็ปฏิเสธไม่ได้ แต่สิ่งสำคัญคือ เราต้องยึดหน้าที่หลักของเราก่อน งานประชุมนั้นถ้าเป็นงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับเราโดยตรงก็อาจเลี่ยงได้ ผู้เขียนมีวิธีการวางแผนการบริหารโครงการดังนี้

1. ดึงข้อมูลจำนวนโครงการทั้งหมดภายใต้การดูแลออกมาจากฐานข้อมูลแล้วออกแบบการบริหารงานโครงการ ผู้เขียนได้ออกแบบโดยนำข้อมูลที่ดึงมาจากฐานข้อมูลใส่เป็นตารางแยกรายศูนย์ประสานงานแล้วใส่โครงการทั้งหมดของแต่ละศูนย์ประสานงานลงไป แยกสถานะโครงการด้วยสีต่าง ๆ เช่น สีแดง คือ โครงการที่ล่าช้าและผิดสัญญา สีเขียว คือ โครงการที่กำลังรอปิดอยู่ที่เจ้าหน้าที่บริหารงานโครงการ สีขาว คือ สถานะโครงการปกติ สำหรับผู้เขียนไม่ได้มีตารางเดียวในการบริหารงานโครงการ แต่จะออกแบบไว้หลายตาราง เพราะตารางเดียวข้อมูลจะเยอะ ทำให้เราสับสนในการดู เพื่อให้ง่ายในการดูและบริหารงานโครงการให้ทันตามเวลา ผู้เขียนได้ออกแบบเป็น (1) ตารางสถานะโครงการรวมทั้งหมด (2) ตารางโครงการล่าช้าแยกและเรียงตาม พ.ศ. จากน้อยไปหามาก (3) ตารางโครงการที่ต้องส่งรายงานความก้าวหน้า (4) ตารางโครงการที่ต้องส่งการใช้ประโยชน์จากงานวิจัย เป็นต้น

การออกแบบตารางเหล่านี้ให้ออกแบบตามความถนัดของผู้ใช้ และประโยชน์ที่จะใช้ เพื่อง่ายต่อการควบคุมและบริหารโครงการ ประโยชน์ของตารางเหล่านี้คือ ช่วยให้เจ้าหน้าที่บริหารโครงการง่ายต่อการบริหารงานโครงการ อาจใช้เวลามากในช่วงแรกที่ออกแบบตารางแล้วเอาข้อมูลทั้งหมดใส่ลงไป แต่เมื่อตารางนิ่งแล้วเราก็สามารถบริหารงานโดยผ่านตารางแต่ละตารางได้แบบง่าย ๆ

2. ขณะที่เราบริหารงานโครงการผ่านตารางเหล่านี้ในแต่ละปีงบประมาณก็จะมีโครงการเพิ่มและลดปริมาณ ซึ่งจะเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เราก็ต้องทำให้ตารางของเราเป็นปัจจุบันอยู่ตลอด โดยในช่วงวันที่ 1 ของทุกเดือน เราต้องมาปรับฐานข้อมูลในตารางของเรา ผู้เขียนใช้เวลา 1 วัน ในการปรับฐานข้อมูลแต่ละเดือน หลังจากนั้นทั้งเดือนผู้เขียนก็สามารถดูจากตารางและปรับตารางไปเมื่อมีงานเข้ามาเรื่อย ๆ

ข้อเสียของการใช้ตารางเหล่านี้ในการบริหารโครงการคือ หากเราไม่ได้ทำงานบริหารงานโครงการคนเดียวก็จะทำให้ยากในการควบคุมข้อมูลในตาราง แต่หากเราทำงานคนเดียวก็เป็นไปไม่ได้อีก เพราะงานของฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น เราทำงานกันเป็นทีม กรณีของผู้เขียนมีทีม 3 คน แต่ผู้เขียนจะเป็นคนบริหารในภาพรวมของงาน จึงบอกกับผู้ร่วมทีมไว้ เมื่อมีงานเข้ามาให้มาแจ้งจะได้ปรับสถานะตารางให้เป็นปัจจุบัน
 
3. ข้อมูลที่เราทำขึ้นอย่าใช้ประโยชน์เพียงแค่เราเท่านั้น จงส่งต่อไปยังผู้มีส่วนเกี่ยวข้องให้รับรู้สถานะโครงการของตนเองด้วย ผู้เขียนได้ส่งตารางเหล่านี้ไปยังผู้ประสานงานและผู้ช่วยผู้ประสานงานทุกต้นเดือน เพื่อให้รับทราบว่าขณะนี้สถานะโครงการของท่านเป็นอย่างไร และท่านต้องจัดการอย่างไรกับแต่ละโครงการ ซึ่งผู้เขียนจะส่งไปทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล์) และแจ้งให้ทราบว่าต้องทำอย่างไรบ้าง และส่งจดหมายอย่างเป็นทางการแจ้งไปยังหัวหน้าโครงการทุกโครงการตามสถานะของโครงการเพื่อให้ทราบและปฏิบัติ ข้อดีของการส่งจดหมายนั้นคือ เป็นการกระตุ้นเตือนให้หัวหน้าโครงการได้รับรู้ว่า สกว.ยังติดตามงานของท่านอยู่ ไม่ได้เงียบหายไปไหน ท่านต้องส่งงานมายัง สกว. เพื่อดำเนินการตามขั้นตอนต่าง ๆ ต่อไป

4. การลงพื้นที่เพื่อไปดูการทำงานของแต่ละศูนย์ประสานงานก็เป็นสิ่งจำเป็น จากประสบการณ์ทำงานของผู้เขียนพบว่า การลงพื้นที่ไปเยี่ยมศูนย์ประสานงานและโครงการวิจัยจะมีผลดีคือ ก่อให้เกิดความกระตือรือร้น นักวิจัยมีกำลังใจในการทำงาน เหมือนว่าทำงานแล้วก็อยากให้มีคนลงไปดู โดยเฉพาะผู้ที่มีหน้าที่ให้ทุนโดยตรง เมื่อลงไปเยี่ยมเยียนถามข่าวสารทุกข์สุกดิบ ก็ทำให้งานมีความคืบหน้า เกิดความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างเจ้าหน้าที่บริหารโครงการกับผู้ประสานงานและนักวิจัย การจะติดตามงานก็จะได้รับการตอบรับที่ดีไปด้วย ทั้งนี้ ถ้าเราเน้นลงพื้นที่อย่างเดียว งานบนโต๊ะของเราก็จะล้นหลามทีเดียว ทำอย่างไรเราจึงจะทำให้งานสองส่วนนี้ลงตัว

ผู้เขียนมีวิธีคือ แบ่งเวลาทำงานบนโต๊ะให้เสร็จโดยใช้ความชำนาญเฉพาะตัวทำอย่างรวดเร็ว และวางแผนการลงพื้นที่อย่างรวดเร็วเช่นกัน โดยไปเป็นเส้นทางติดต่อกัน บางครั้งลงพื้นที่ไป 2 – 3 แห่งในทริปเดียวและเอางานหลายอย่างที่เป็นปัญหาลงไปพูดคุยหารือร่วมกันเพื่อหาทางแก้ปัญหา และผู้เขียนจะเลือกลงไปพื้นที่ที่เป็นปัญหาก่อนเพื่อจัดการแก้ปัญหาก่อน แล้วค่อยไปยังพื้นที่ที่มีปัญหาน้อยลงไปจนถึงพื้นที่ที่ไม่มีปัญหา ความสำคัญของการลงพื้นที่ผู้เขียนได้กลับมาคือ ความสัมพันธ์ที่ดี ได้รับรู้ถึงความคืบหน้าของงาน ได้รับรู้ปัญหา และเข้าใจพื้นที่มากขึ้น สามารถเชื่อมต่อไปยังผู้อำนวยการฝ่ายได้ดีขึ้นเมื่อมีคำถามกับงานที่เกิดขึ้น
การบริหารงานโครงการตามแผนงานที่วางไว้ให้ง่ายและทันเวลา
อย่างที่ผู้เขียนได้เกริ่นไว้บ้างแล้วว่าระหว่างที่เราทำงานประจำนั้น มักจะมีงานอื่นเพิ่มเข้ามาระหว่างทางอยู่เสมอ เช่น งานประชุม งานอบรม งานร้องขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงาน งานตามคำสั่งผู้อำนวยการฝ่าย เป็นต้น ดังนั้นเราต้องตั้งสติให้ดี และต้องเลือกงานประจำของเราเป็นหลัก แม้บางครั้งการเลือกงานประจำของเราจะทำให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหารไม่พอใจ แต่หากเรามัวหลงไประหว่างทางด้วยการเข้าประชุม เข้าอบรม และช่วยเหลือเพื่อนระหว่างทางนั้น จะทำให้เวลางานของเราไม่พอ และไม่สามารถขอต่อเวลาได้ด้วย ผู้เขียนไม่ได้หมายความว่าไปเข้าประชุมไม่ได้ ไปเข้าอบรมไม่ได้ ทุกอย่างเราสามารถเข้าร่วมได้อยู่ที่เราบริหารเวลาของเราเอง ผู้เขียนก็ทำเช่นนั้นเหมือนกัน กลยุทธ์ตรงนี้คือ เมื่อมีประชุม อบรม นั้นมักมีกำหนดการแจ้งมาล่วงหน้าอยู่แล้ว ถ้าเราอยากเข้าร่วม เราต้องจัดการงานของเราให้เสร็จก่อนเพื่อจะได้ไม่เป็นงานค้างไว้ แล้วเราก็ไปเข้าร่วมด้วยความสบายใจ
การแก้ไขปัญหาการบริหารงานโครงการระหว่างทาง
งานทุกอย่างที่เราทำแม้จะวางแผนมาดีแค่ไหน ก็ต้องมีปัญหาเกิดขึ้นเสมอ ผู้เขียนใช้กลยุทธ์ในการแก้ปัญหาคือ

1. เบื้องต้นหากเป็นปัญหาที่คุยกันทางโทรศัพท์ได้ ก็จะคุยหารือข้อตกลงร่วม เมื่อคุยแล้วเป็นที่เข้าใจ และตกลงร่วมกันแล้วก็ทำงานต่อได้

2. หากเป็นปัญหาที่ไม่สามารถคุยทางโทรศัพท์ได้ ผู้เขียนก็จะนัดหมายลงพื้นที่เพื่อไปคุยและหาทางออกของปัญหาร่วมกัน แต่กลยุทธ์ที่จะให้ลงพื้นที่ไปแล้วงานจะสำเร็จได้นั้น ต้องมีการหารือกับผู้อำนวยการฝ่ายก่อนไป เพื่อให้งานสามารถจัดการได้ภายใต้การตัดสินใจแล้วระดับหนึ่ง
ตัวอย่างการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
ที่ผ่านมาปัญหาที่ผู้เขียนมักเจอก็จะเป็นปัญหาระหว่างศูนย์ประสานงานกับหัวหน้าโครงการวิจัย คือ ผู้ประสานงานกับหัวหน้าโครงการวิจัยไม่สามารถพูดคุยกันได้ และไม่สามารถปิดโครงการได้ จึงต้องให้เจ้าหน้าที่บริหารโครงการลงไปเพื่อเป็นคนประสานเชื่อมและแก้ปัญหาระหว่างทั้งสองฝ่าย ผู้เขียนก็จะใช้วิธีการโทรศัพท์นัดคุยกับผู้ประสานงานก่อนว่าปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นอย่างไร และผู้ประสานงานมีความคิดเห็นว่าอย่างไร แล้วค่อยประสานงานไปยังหัวหน้าโครงการคู่กรณีเพื่อไปคุยถึงปัญหาและรับฟังปัญหาว่าเป็นอย่างไรบ้าง เมื่อได้ทราบปัญหาที่เกิดขึ้น ก็หาทางออกร่วมกัน
บทสรุป
ท้ายที่สุดของการบริหารงานโครงการวิจัยคือ การทำความเข้าใจกันระหว่างเจ้าหน้าที่บริหารโครงการซึ่งทำหน้าที่เป็นฟันเฟืองในการเคลื่อนงานเชื่อมประสานระหว่างผู้อำนวยการฝ่ายที่เป็นผู้กุมนโยบายข้างบน และผู้ประสานงานที่เป็นผู้ทำงานในพื้นที่ การพูดคุยกันบนปัญหาที่เกิดขึ้นแล้วหาทางช่วยกันแก้ไขปัญหาร่วมกัน ย่อมดีกว่าการปล่อยให้เป็นปัญหาไปเรื่อย ๆ โดยไม่มีการแก้ไข เพราะปัญหาที่เกิดขึ้นยิ่งนานวันก็ยิ่งแก้ยาก การบริหารงานโครงการจะว่ายากก็ยาก หากไม่มีการวางแผนที่ดี เพราะเป็นงานที่ต้องทำทั้งเนื้อหางานให้มีคุณภาพ ทำทั้งงบประมาณที่ต้องบริหารให้หมดตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ โดยมีข้อจำกัดของเวลาที่เป็นตัวกำหนดในการทำงานไว้ ดังนั้น การจะบริหารงานโครงการให้ง่าย ทันเวลา ก็ขึ้นอยู่กับการวางแผน การทำตามแผนงานที่วางไว้ ให้ดีที่สุด
แหล่งที่มา : ประชาคมวิจัย    ฉบับที่ : 135    หน้าที่ : 78    จำนวนคนเข้าชม : 137   คน